Bülten #14: Pandemide uzaktan çalışmak

güncel durum, neler yapılabilir, faydalı kaynaklar..

Dec 23, 2020

Bültene hoş geldin 👋

Bu sayıda çoğumuzun pandemi sürecinde tam olarak deneyimlediği uzaktan çalışma konusunu işledik: Getirdiği değişiklikleri, bu değişikliklerin kolaylıklarını ve zorluklarını anlamaya çalışırken, zorluklarına dair iyileştirmelerin nasıl yapılabileceğini anlamaya çalıştık.

📢 Mini duyuru: Geçtiğimiz sayı itibariyle Aposto!’nun yayıncılık programına dahil olduk ve oradan da bültenleri yayınlamaya başladık! Yayınlanan diğer bültenleri de incelemek isterseniz şuradalar.

İyi internetler,
Burcu

Hatırlatma: Üretim Bandı Slack! 🎉

Slack’te her geçen gün daha aktifiz: Podcast bölümlerini ilk elden Slack’ten duyuruyoruz, üyelerimiz de ilk elden iş ilanlarını buradan paylaşıyor. Ürün geliştirmeyle alakalı birçok konuda sorular sorup cevaplar alabildiğimiz bir platform olma yolundayız, soruların veya bildiğin konularda topluluğa katkı sağlayabilecek cevapların için bekliyoruz:

Slack Grubumuza Katıl

Uzaktan çalışmak

Güncel durum
Neler yapılabilir?
Faydalı kaynaklar

1. Güncel durum

Uzaktan çalışmak, İngilizcesiyle “remote working”, pandemi ve önlemlerin başlaması üzerine çoğumuzun yaklaşık 8-9 aydır, bir kısmımızın ise çok daha uzun süredir tam zamanlı deneyimlediği bir çalışma şekli.

Genel anlamda bu çalışma düzeni aslında kişilere istedikleri yerden çalışabilmeleri gibi bir esneklik getiriyor ve pandemi öncesinde de yarı zamanlı olsun, tam zamanlı olsun bu düzende çalışan organizasyonlar vardı, hatta bu organizasyonların sayısı gittikçe artıyordu ve çalışanlar için bu esnekliğin sağlanıyor olması önemli bir seçim kriteri olmaya başlamıştı (Slack gibi kişilerin uzaktan birbiriyle iletişebilmesi üzerine bir ürünün çalışanları için bile en büyük işten ayrılma sebeplerinden biri “şirketin uzaktan çalışmaya açık olmaması” imiş örneğin).

Pandemi öncesi kimi organizasyonlarca sağlanan ve tercih edilen bu esneklik, pandemiyle birlikte (zorunluluklar harici) tüm organizasyonlar için evden çalışma seviyesine geriledi, yani çoğumuzun ev harici bir yerde çalışamamasına evrildi. Bu evriliş öyle ani oldu ki daha önce özel durumlar harici pek de evden çalışma düzeni olmayan kişiler ve organizasyonlarda oldukça zorlayıcı bir sürü durum ortaya çıktı ve süreçlerde türlü türlü aksaklıklar yaşandı. Vakit geçtikçe kimilerini çözebildiğimiz bu aksaklıkların bazıları hala devam ediyor, hatta zaman zaman yeni aksaklıklar da ortaya çıkıyor gibi. Yine de genel hissiyat bir şeylerin eskiye göre daha iyi olduğu yönünde gibi görünüyor.

Pandemi sonrası kısmi de olsa uzaktan çalışmaya devam edebilmek için yapabileceğimiz en makul şey, işleyiş içindeki aksaklıkları ve yaşadığımız ya da organizasyon içinde yaşanan zorlukları fark edip üstesinden gelmek olacak gibi görünüyor zira pandemi sona erse de tamamen eski düzene geri dönemeyecek kadar alıştığımız ve sevdiğimiz bu yeni düzenin çalışacağına herkesin inanmasına ihtiyacımız var.

2. Neler yapılabilir?

Pandemi sürecinin öncesinde de uzaktan çalışanlar için sosyal bazı kısıtlar harici çok bir şey değişmedi belki ama bu düzene aniden geçiş yapanlar için neredeyse hiçbir şey aynı değil. Uzaktan çalışma konusu oldukça geniş ve tek bir sayıya sığması zor, bu yüzden bu sayıda zorluklar ve önerilerimiz üzerine yoğunlaştık. Gözlemlerimiz ve araştırmalarımız sonucu bahsedeceğimiz kısımları şöyle:

Olan biteni takip etmenin güçlüğü (ya da takip edemiyormuş gibi hissetmek): Ofisteyken molalarda ya da laf arasında birbirimizin ne üzerine çalıştığını öğrenebiliyorduk, ancak uzaktan çalışırken Slack ya da benzeri araçlarla aynı iletişimi sürdürmek kolay olmayabiliyor.
- Yazılı ve asenkron iletişimi güçlendirmek bu dönemin en büyük gereklilikleri arasında sayılıyor. Öyle ki işe alım süreçlerinde dahi yazılı iletişimi güçlü olan adaylar arasında seçim yapılması öneriliyor artık. Aklımıza gelen soruları, gözlemlerimizi ve fikirlerimizi zaman kaybetmeden bir yere not etmek, ve ilgili kişilerle ya da ekiplerle iletişip nasıl iyileştirme yapabileceğimizi anlamaya çalışmak işe yarayabilir.
- Ürün yöneticileri olarak fonksiyonlar arası çalışmanın merkezinde olduğumuzdan, bu yaklaşımı önceliklendirmek, organizasyona tanıtmak ve pilot bir proje olarak deneme yaparak başarılı olabileceğini göstermek faydalı olabilir.
Yeni bir işe başlamak: Uzaktan çalışırken yeni bir işe başladığımızda üzerine çalıştığımız ürünü ya da işleri sahiplenmemiz güçleşiyor, çünkü hem şirket içi süreçleri öğrenmek için vakte ihtiyacımız var, hem de bu süreçleri öğreneceğimiz kişilerle birlikte çalışabileceğimiz uzaktan ve rahat bir iletişim yöntemi geliştirmemiz gerekiyor.
- Bu konuda şirketteki kültür yönetimi rolünü üstlenen kişilere çok iş düşüyor: Yeni işe başlayan kişilerin rollerine göre onboarding süreçleri oluşturmak, kişileri bu süreçte takip etmek ve diğer ekip üyeleriyle ortak işler üzerine çalışmalarını sağlayacak fikirler sunmak ve bu fikirlere zaman ayırmalarını sağlamak oldukça yardımcı adımlar oluyor.
- Ben de yeni iş değiştirmiş bir ürün yöneticisi olarak farklı ekiplerden kişilerle iletişime geçip, geliştirdiğimiz ürün ve bulunduğumuz endüstri üzerine dahili (internal) bir bülten çıkarmak için çalışıyorum. Sonuçlarından sizleri de haberdar ederim.
Çalışmayınca suçlu hissetmek: Mesai saati bitiyor ve hala yapmamız gereken bir sürü iş var. İşe ayırdığımız sürenin bittiğine dair bir aktivite (ofisten çıkıp eve gelmek gibi) yapmadığımızdan işleri bitirmek için çalışmaya devam etmemiz gerekiyormuş gibi hissedip, çalışmayı bıraktığımızda suçlu hissedebiliyoruz.
- Özellikle pandemi sürecinde artış gösterdiğini okuduğum bir his var: Yok yere kendinden şüphe etmek. “Imposter syndrome” olarak adlandırılan bu his küçük bir olay üzerine ortaya çıkan özgüvensizlikten büyük bir anksiyete denizine dönüşebiliyor. Şu yazıyı bu konuda faydalı buldum.
Çok fazla toplantı: Herkes uzaktan çalıştığında özellikle ekipler arası işler yapan ürün yöneticileri ya da ekip yöneticileri bundan muzdarip olabiliyor. Zamanın çoğu günün çeşitli kısımlarına yayılmış bu toplantılara ayrıldığında odaklanıp çalışmak zorlaşıyor.
- Zorunlu olmadıkça toplantılara katılmamak ve düzenleyen kişiden bu toplantının kaydını ya da notlarını istemek hem asenkron iletişimi kuvvetlendirecek, hem de günü kendi planımıza göre bölmemizi sağlayacak bir iyileştirme olabilir.
- Ekipçe ya da tüm organizasyon olarak günün belli saatlerini toplantı saati olarak belirlemek (office hours) ya da sadece belirli günler toplantı yapmak ve kalan vakitleri kişisel çalışma zamanı olarak saymak da iyi bir yaklaşım.
Zamanı yönetememek: “Zaten tüm gün evdeyiz” gibi bir histen hareketle yapacağımız işleri bir şekilde günü geçirdikten sonra yapmaya başlamak ya da sonraki güne devretmek hem motivasyon kaybına, hem de uzun vadede burnout’a sebep olabiliyor.
- O gün yapılacak işleri günün başında, alacağı vakitleri küçümsemeden düşünmek ve takvimi bu işlere göre saat saat kapatıp, o saatler içinde bitirmeye çalışmak bu iş/özel hayat dengesini korumaya yardımcı olabilir.
Sosyal izolasyon: Ofise giderken her gün gördüğümüz kişilerle artık iş odaklı görüşmeler harici pek iletişmemek, uyanık olduğumuz zamanın çoğunda bu kişileri gördüğümüzü düşünürsek büyük bir eksiklik yaratabiliyor.
- Bir önceki sayımızda bahsettiğim gibi ekip üyeleriyle ya da yöneticilerle düzenli birebir görüşmeler yapmak hem bu açığı kapatmaya, hem de genel olarak işe olan motivasyonumuzu canlı tutmamıza yarayabilir.
- Ekibin görüşlerini alıp birlikte karar verilen iş harici konularda ortak aktiviteler yapmak bu hissiyatı azaltabilir.

Topluluk üyelerimizden Alican Bektaş, Product Manager rolünü üstlendiği Userguiding’de özellikle olan biteni takip etmek konusunda fark ettikleri zorlukları ve yaptıkları iyileştirmeleri şöyle anlattı:

Biz her hafta başında tüm birimlerden en az 1 kişinin katıldığı bir toplantı yapıyoruz.
Bu toplantıları iki bölüme ayırdık. Birinci bölüm rutin updateler ve geçen hafta belirlenen action itemların durumları, ikinci bölüm yeni gündemler ve farklı departmanların ortak çalışmasını gerektiren işler.
Uzun süredir distributed bir şekilde çalışıyoruz ve ekibimiz büyüyor. Ofis döneminden alışılagelmiş düzeni yeni çalışma şeklimizde uygulamaya çalışmak ve bu kadar kapsamlı bir toplantıyı senkronize bir şekilde online buluşarak yapmak pek verimli değil. Biraz araştırma ile asenkron iletişim konseptini fark ettik ve uygulamak istedik.
Birinci kısımda çok zaman kaybetmemek için şöyle bir uygulamaya geçtik;
Her departmandan bir kişi, loom ile bir video çekiyor, burada haftalık rutin updatelerin üzerinden geçiyor, geçtiğimiz haftanın action itemlarının durumları anlatılıyor. Videolar maksimum 3-4 dakika sürüyor ve en geç toplantıdan 1 gün önce o toplantıya ait olan dökümana ekleniyor.
Toplantıya gelmeden önce tüm arkadaşlarımız videoları kendileri için en uygun olan zamanda izliyor ve gelişmelerden haberdar oluyorlar. Videoları izlerken oluşan sorularını ve gelecek hafta gündemlerini de aynı dökümana not ediyorlar ve toplandığımızda direk dökümandaki notlar üzerinden hızlıca geçip dağılıyoruz (Toplantıya girmeden önce bilgilendirme yapıp soruları/konu başlıklarını toplama fikrini Üretim Bandı'nın bir bölümünde dinlemiştik). Toplantı süresinden ortalama %40-%50 tasarruf ediyoruz, artan sürede kalmak isteyenlerle sohbet edip sosyalleşiyoruz.
Bir diğer önemli faydası ise kayıtlı bir kurum hafızası oluşturması, şu an aylar önceki bir videoya dönüp kimin gündemi nasılmış veya kim o hafta hangi başlığı dökümana yazmış doğrudan takip edebiliyoruz. Video çekip paylaşma konsepti de ekibe iyice işledi.
Gelecekte ekip büyüdükçe farklı fikirler de çıkabilir ancak şimdilik bu uygulamadan gayet memnunuz.
Bu arada: Loom'da çektiğiniz videoya şifre koyma ve videonuzu izleyen kişileri görme gibi özellikler var.

Sizin yaşadığınız zorluklar ve geliştirdiğiniz çözümler oldu mu? Slack’te üzerine konuşuyoruz, katılmak isterseniz linki burada.

3. Faydalı kaynaklar

Topluluk üyelerimizden Gizem Belen Akgüney’in uzaktan çalışmaya geçiş ve uzaktan işe başlamakla alakalı iki yazısı da oldukça faydalı rehberler olmuş.
Bir başka topluluk üyemiz Onur Yılmaz yaklaşık 12 senedir uzaktan çalışıyor ve ürettiği blog serisinde bu süreçteki deneyimlerini paylaşmış: Senelerce evden nasıl çalıştım? bölüm 1 - bölüm 2.
Yıllardır uzaktan çalışan ve hatta uzaktan çalışma kültürü üzerine kurulmuş bazı organizasyonların hazırladığı rehberler çok kapsamlı, özellikle değişim sürecine ve adapte olmaya dair önerileri dikkate alınabilir: Gitlab, Zapier.
Can Duruk’un teknoloji sektöründe uzaktan çalışmanın yaygınlaşmasıyla olacaklar üzerine tahmin yürüttüğü blog’u da farklı fikirler içeriyor.

Bizden

Üretim Bandı Podcast 🎙

Berna Aksoy ile Talentmelon & Endeavor Türkiye Startup Ücret ve Yan Haklar Raporu - Buradan dinleyin
Juan Pablo Costanzo: How does Jeff build products? - Buradan dinleyin