Bülten #13: Birebir (1:1) görüşmeler

Nedir ve ne değildir, neden ihtiyaç vardır, neler konuşulur, nereden başlanır..

Dec 09, 2020

Bültene hoş geldin 👋

Bu sayıda birebir (1:1) görüşmeler üzerine araştırma yaptık: Ne olduğundan, neden yapıldığından, nelerin konuşulduğundan ve henüz böyle bir alışkanlığın oluşmadığı yerlerde nelerin yapılabileceğinden bahsettik. Topluluk üyelerimizden de görüşlerini alıp, farklı bakış açılarına yer vermeye çalıştık.

İyi internetler,
Burcu

Hatırlatma: Üretim Bandı Slack! 🎉

Slack’te her geçen gün daha aktifiz: Podcast bölümlerini ilk elden Slack’ten duyuruyoruz, üyelerimiz de ilk elden iş ilanlarını buradan paylaşıyor. Birçok konuda sorular sorup cevaplar alabildiğimiz bir platform olma yolundayız, soruların veya bildiğin konularda topluluğa katkı sağlayabilecek cevapların için bekliyoruz:

Slack Grubumuza Katıl

Birebir (1:1) görüşmeler

Nedir, ne değildir?
Neden yapılır?
Neler konuşulur?
Nereden başlanır?

1. Nedir, ne değildir?

Birebir görüşmeler (1:1 ya da 1-1, çünkü iki kişi arasında gerçekleşiyor), ucu açık konuları konuşmaya imkan veren ve bu görüşmelerin taraflarının birbirlerini daha iyi tanımasına ve kendilerini geliştirmesine olanak sağlayan, rutin toplantılar olarak tanımlanıyor. Bu görüşmelerde üzerine çalışılan işlerin durumunun ya da taktiksel seviyede alınması gereken kararların konuşulması genel olarak önerilmiyor: Karşılıklı iletişimi güçlendirip kolaylaştıracak ve uzun vadede iki tarafa da katkısı olacak konuların konuşulması örnek uygulama olarak kabul ediliyor. Kilit nokta bu konuşmaları düzenli yapılacak şekilde planlamak, böylece önceki görüşmelerde konuşulan konuların gidişatı takip edilebiliyor ve iki taraf için de güvenilir bir zemin oluşmuş oluyor. Birebir görüşmeleri performans değerlendirme görüşmeleriyle karıştırmamak gerekiyor, çünkü birebir görüşmedeki amaçlardan biri de zaten bu toplantılarda konuşulan hedeflere ulaşmayı bloklayan ya da zorlaştıran konuları gün yüzüne çıkarıp çözüm üretmeye çalışmak.

Birebir görüşmeler yöneticilerle, ekip üyeleriyle ya da beraber çalışılan başka ekiplerin yöneticileriyle yapılabilir, yani işlere ortak kafa yorulan kişilerle bu görüşmeleri yapmak yerinde bir hareket oluyor.

Topluluk üyelerimize görüşmelerini kimlerle, ne sıklıkta yaptıklarını sorup, şöyle cevaplar aldık:

Facebook’ta Product Design Manager olarak çalışan Rıza Selçuk Saydam:
Kendi ekibim ve yöneticim ile haftalık, bulunduğum organizasyonun lider ekibinde yer alan veya kilit kişiler ile iki-üç haftada bir sıklıkla birebir görüşüyorum. Ayrıca birlikte çalıştığımız veya projelerimizin birbirini etkilediği organizasyon liderleri ile de düzenli birebir görüşmeler yapıyorum.
Delivery Hero’da Product Manager olarak çalışan Seda Elibol:
Yöneticim ve ekibimizin yazılım geliştirme takım lideri ile birebir görüşmelerini haftada bir yarım saat olmak üzere yapıyorum. Bunlar dışında ekip arkadaşlarımla geri bildirim alma/verme amaçlı ya da farklı ekiplerden beraber çalıştığımız yöneticiler ve iş arkadaşlarımla ürün veya süreçler üzerine danışma gibi konular üzerine birebir yaptığım oluyor.

2. Neden yapılır?

Birebir görüşmelerin en geniş anlamda amacı beraber çalıştığımız kişilere herhangi bir konuda konuşabilecekleri, güvenli bir alan yaratmak. Bu amacı daha küçük parçalara bölerek şöyle örnekleyebiliriz:

İletişimi güçlendirmek birebir görüşmelerin en bariz sonucu ve faydası oluyor. İş odaklı toplantılar ve konuşmalar dışında kişisel deneyimleri ya da ihtiyaçları paylaşmak, iki kişi arasında güvenli bir bağ oluşturuyor ve bu bağ iş yapış süreçlerini de olumlu yönde etkiliyor.
Doğrudan ya da dolaylı olarak işle alakalı olan ve konuşmaya ihtiyaç duyulan birçok konu, günlük temponun içinde kendine yer bulamayabiliyor. Mentorluk, kariyer planı, süreçlerde, kendimizde ya da ekipte yolunda gitmediğini düşündüğümüz şeyleri paylaşmak bunlara örnekler. Özellikle yolunda gitmeyen şeyleri önceden ve görüşülen kişiyle özel olarak konuşabilmek ve üzerine düşünebilmek, ilerleyen zamanlarda işlerin çok daha büyümesini ve kontrol edilemez hale gelmesini engelliyor.

Görüşülen kişinin tercihine göre, geri bildirimleri olay anında değil de bu görüşmelerde vermek kişinin rahat hissedebilmesi için yararlı olabiliyor.
- Geri bildirim verme yeri ve şekliyle alakalı düşüncelerini topluluk üyelerimize sorduk:
  - Rıza Selçuk Saydam:
    Kişiye ve duruma göre değerlendirmek en doğrusu. Ben proaktif ve açık iletişim kurmayı tercih ediyorum, bu kısa bir mesaj atıp durumu farkettiğimi ve iletişim için uygun olduğunu belirtmek olabilir.
    Kimi insanlar olay sonrasında hemen görüşmek isterken, kimisi duygularını anlamak için vakit almayı tercih edebilir. Veya yüz yüze görüşmek yerine düşüncelerini yazıp paylaşmak isteyebilir. Bu tercihlerinin farkında olmak ve iletişim yöntemini kişiye özel seçmek en doğrusu. Durumdaki aciliyet, erken görüşmenin getirebileceği fayda, kişilik etkisi gibi birçok faktör iletişim yöntemini belirliyor.
    Ben kendi adıma esnek olmayı tercih ediyorum. Planlanan görüşmemize kadar beklemenin zorunlu olmadığını belirttiğim gibi, konunun açılmasını kolaylaştırmak için takvimimde her gün sadece kendi ekibimden kişilerin kullanabileceği ek boşluk bulunduruyorum.
Yönetici iseniz, organizasyon içinde gözlemlediğiniz işlerden bağımsız problemlerin kök sebeplerini bulmanız ve çözüm üretmeniz oldukça kolaylaşıyor, ve bu sırada ekibinizi dinlediğiniz için onların da güvenini kazanmanız mümkün oluyor.

3. Neler konuşulur?

Birebir görüşmelerde nelerin konuşulduğuna dair kabul görmüş ve standart sayılabilecek bir örnek uygulama yok. Bu bulunduğunuz organizasyona ya da ekibe göre, hatta konuşmayı yaptığınız kişiye özel bile şekillenebilir. Yapılan kişi özelinde bu görüşmelerin içeriğini değilse de iskeletini önceden netleştirmek işe yarıyor, çünkü önceden düşünülmüş bir ajandası olmadan yapılacak bu görüşmeler herhangi bir toplantıya dönüşebilir. İskelet netleştirildiğinde iki taraf da önceden düşünüp fikirlerini düzenleme fırsatı bulabiliyor.

Birebir görüşmeler yaptıklarında içeriğin ve yapının nasıl geliştiğini topluluk üyelerimize sorduk:

Rıza Selçuk Saydam:
Katı kuralların olmadığı bir şekilde, ilgili kişiye ve ekibimize en faydalı formatı zaman içerisinde birlikte buluyoruz. Görüşmenin derin, samimi ve dürüst olmasını amaçlıyorum. Genel olarak hoşbeş ile başlayıp, derinleşebilir.
Projeleri takip ettiğimiz araçlar üzerinden görebileceğimiz güncellemeler veya diğer insanların yanında görüşebileceğimiz konular bu değerli vakit için en doğru yer değil, fakat birbirimize bir geri bildirimimiz var ise veya kişisel gelişim, proje, ilişki, durum gibi bir konuda derinlemesine görüşmek gerekiyorsa başlıyoruz.
Ben kariyer için aylık ek bir görüşme daha ekliyorum, ekip hedeflerini ise ekip olarak değerlendiriyoruz.
Seda Elibol:
Görüşmelerin içeriği çoğunlukla kişisel hedefler ve ekip hedefleri, süreçler (işe alım, takım yapısı vs) ve geri bildirim alma verme uzerine oluyor. Bu görüşmelere özel ortak alanda tuttuğumuz bir dosyamız oluyor. Bu dosyayı görüşme sırasında veya sonunda o hafta konuşulup üzerine aksiyon alınması gereken işi ve sorumlu kişiyi not etmek ve sonraki haftalarda takibini yapmak için kullanıyoruz. Ayrıca, taraflardan birinin görüşme öncesinde konuşmak istediği konuları önceden not etme amacıyla da kullanıyoruz. Kesinlikle konuştuğum konular kişisel/ekip hedefleri ve bunlar üzerine geri bildirim alma-verme, konuşmaktan kaçınmaya çalıştığım konular ise herhangi bir proje ayrıntılarını konuşmak veya detaylarını tartışmak oluyor.

Konuşulacak konular kişiler için zorlayıcı olacak olabilir: Kişisel bir deneyimi paylaşmak ya da karşı tarafa spesifik bir konuda geri bildirim vermek her zaman kolay olmuyor. Bu konuda nasıl bir yol izlediklerini öğrenmek için topluluk üyelerimize danıştık:

Rıza Selçuk Saydam:
Temel olarak görüşme güvenli, faydalı ve doğal bir şekilde gerçekleşiyor olmalı. Ben bu alanın geri bildirim verdiğim kadar, aldığım yer olmasına, dürüst olmaya ve bu davranışları uzun bir süre tekrarlamaya özen gösteriyorum.
‘Aklında ne var?’ ile başlayıp defalarca ‘Aklında başka ne var?’ diye sormak, garip sessizliklere yenilmediğinizde önemli konular kendini göstermeye başlıyor. Derinliği ve odak noktasını yakalamak önemli, ‘Burada seni zorlayan ne?’ veya (tekrar ederek) ‘Burada seni zorlayan başka neler var?’ benzeri sorular kullanılabilir.
Ben karşı tarafa ne yapması gerektiğini söylemek yerine, soru sormanın daha faydalı bir koçluk yöntemi olduğunu düşünüyorum. Daha az tavsiye, daha çok merak göstermek. Tabii ki ‘Şunu hiç düşünmüş müydün?’ gibi yalancı sorucuklar değil, duruma açıklık getiren, karşı tarafın değerlendirmesine katkıda bulunacak soruları soruyoruz. Eğer özellikle geri bildirim isteniyorsa, amacın takdir edilme mi, değerlendirilme mi veya koçluk isteği mi olduğunu anlamaya çaba sarfediyorum.
Seda Elibol:
Görüşmeler düzenli olarak yapıldığında iki tarafın da kendini rahat bir şekilde ifade edebiliyor olması lazım, fakat yeni yönetici/ekip arkadaşlarıyla olan görüşmelerde samimi, yapıcı ve saygılı bir tutumla beraber iyi bir dinleyici olmanın önemli olduğunu düşünüyorum. Ben genelde geri bildirim almak için “Senin açından iyi giden/gitmeyen şeyler neler?”, “Daha önce konuştuğumuz ve anlaştığımız üzere aksiyon aldığımız X konusu icin şimdi neler düşünüyorsun?” gibi sorular soruyorum.

4. Nereden başlanır?

Bulunduğunuz organizasyonda henüz böyle bir yapı yoksa incelemeniz için, nereden başlayıp nelere dikkat edilebileceğine dair küçük bir rehber hazırladık.

Görüşülen kişiye özel ve bu kişiyle birlikte bir görüşme planı oluşturup, olabildiğince bu plana sadık kalmak gerekiyor.
- Yönetici iseniz bu görüşmeleri size bağlı tüm ekip üyeleriyle birden yapıyor olmanız önemli.
- Yönetici iseniz tüm görüşmelerinizi tek bir günde yapmak, konuşulanlar arası bağlantıları kurabilmek için faydalı olabilir.
İlk görüşmeye özel, giriş mahiyetinde sorular ve konularla başlamak karşımızdaki kişiyi tanımayı ve gerekli zamanlarda destek olmayı kolaylaştıracaktır. Şu yazıda bahsedilen soruları oldukça yardımcı buldum.
Sonraki görüşmelerde de karşılıklı gelişmeler, fikirler ve geri bildirimler paylaşılarak devam ediliyor.
- Genel yargı bu görüşmelerde daha çok yöneticiye bağlı olan ekip üyesinin aktif olması gerektiği yönünde. Eğer siz bir yöneticiyseniz ve ekibinizden biriyle görüşüyorsanız, sözü daha çok ona bırakmak ve iyi bir dinleyici olup nerelerde destek olabileceğinizi konuşmak yapıcı bir yaklaşım.
- Bu görüşmeler karşılıklı takdir göstermek için de bir imkan yaratıyor.
- Yöneticinizle beklentilerinizi tüm açıklığıyla paylaşmanız, yöneticinizin bu beklentiler konusundaki fikirlerini paylaşmasını ve beraber plan yapmanızı kolaylaştıracaktır.
Her bir görüşmede not alıp, bir sonraki görüşmeye başlarken bu notların üzerinden geçmek ve konuşulan konulardaki mevcut durumun üzerinden geçmek, genel olarak takip edilebilirliği artırıyor.
Birkaç görüşmede bir birebir görüşmelerin genel gidişatıyla alakalı karşımızdaki kişiden fikir almak ve görüşmelerin kalitesini artırmak için yapılabilecekleri konuşmak, vakit geçtikçe ihtiyaçlar değişeceği için faydalı oluyor.
Birebir görüşmelerle alakalı araştırma yaparken bulduğum ve size de önerebileceğim bazı kaynaklar:

Bizden

Üretim Bandı Podcast 🎙

Aras Bilgen ile kullanıcı araştırmaları - Buradan dinleyin - Bölüm notlarını okuyun

Önceki Sayılar 📚

Bülten #12: Ürün yönetiminde bilişsel önyargılar
Bülten #11: İşe alım “kültürü”
Bülten #10: Ürün Konseyi

İş İlanları

Yeniler 🆕

Geçen sayıdan bu yana gelen ilanlar aşağıdaki gibi, tüm aktif ilanları görmek, ilk elden ilanı paylaşan üyelerimize ulaşmak ya da yeni bir ilan paylaşmak için Slack grubumuza katılın!

Geçen Sayıdan 🔙

Trendbox, Software Developer
Nearloc, Full-stack Developer
Faladdin, Jr. Performance Marketing Manager
Eywin, Android Developer
Brainly, Product Designer

Bu sayılık bu kadar!

Bizi seveceğini düşündüğünüz birileri varsa, aşağıdaki butonu kullanarak haberdar edebilirsiniz:

Share Üretim Bandı Bülten

Üretim Bandı Bülten