Bülten #22: Ürün/Özellik Durum Takibi
Bülten #22: Ürün/Özellik Durum Takibi
nedir, nasıl yapılır, faydaları ve zorlukları, globalden örnekler, yararlı kaynaklar..
Bültene hoş geldin 👋
Bu sayıda özellikle uzaktan çalışma döneminde bir yandan toplantıları azami ölçüde tutmaya çabalarken bir yandan da ilgili herkesi gidişattan ve son gelişmelerden haberdar edebilmenin zorluğundan dem vurup, herkes için daha sürdürülebilir bir durum takip sistemi oluşturmanın farklı farklı yollarını anlamaya çalıştık ve globalden örnekler eklemeyi de ihmal etmedik.
İyi internetler,
Burcu
Hatırlatma: Üretim Bandı Slack! 🎉
Slack’te her geçen gün daha aktifiz: Podcast bölümlerini ilk elden Slack’ten duyuruyoruz, üyelerimiz de ilk elden iş ilanlarını buradan paylaşıyor. Üyelere özel webinarlara da başladık! Ürün geliştirmeyle alakalı birçok konuda sorular sorup cevaplar alabildiğimiz bir platform olma yolundayız, soruların veya bildiğin konularda topluluğa katkı sağlayabilecek cevapların için bekliyoruz:
Ürün/Özellik Durum Takibi
Nedir, nasıl yapılır?
Globalden örnekler
Yararlı kaynaklar
1. Nedir, nasıl yapılır?
Ürün geliştiren ekiplerin organizasyonlardaki en önemli sorumluklarının başında ekip içi ve ekipler arası bilgi aktarımını ve iletişimi güçlü ve ayakta tutmak geliyor. Bu sorumluluk dahilinde bir sürü alt başlık var: Yol haritası (roadmap), kullanıcı geri bildirimleri, sektörel gelişmeler ve trendler, örnek uygulamalar, içgörüler… Bunların bazıları dönemsel, bazıları sürekli iletişim gerektiriyor ancak her biri için iyi kötü bir akış oturtmak ve bu akışı ekip üyelerinin benimsemesini, hatta bu akışa katkıda bulunmasını sağlamak kritik. Her ekibin kendi içinde başka sorumlulukları, öncelikleri olduğunu da düşünürsek bu konu iyi yönetilemediğinde ürün ekipleri için en meşakkatli, dolambaçlı süreçlerden biri haline gelebiliyor.
Bu iletişim alt başlıkları arasından öne çıkanlardan biri de üzerine çalışılan ürün ya da özelliklerin gidişatı konusunda diğer tüm ekipleri bilgilendirmek çünkü organizasyon genelinde takip edilemeyen ilerleme, günün sonunda bloklanmalara ve hatta boşa vakit harcamalara kadar gidebiliyor. Kullanıcı için kullanımı çok basit görünen bir özelliğin arka planda ekip tarafından nice planlamalar sonucunda ortaya çıkması gibi; mevcut durum takibini herkesin anlayacağı dilden, aktarılmak istenen bilginin özünü kırpmadan ve çok da uzatmadan yapabilmek arkada ciddi bir yapı kurmayı gerektiriyor. Ekibin iş planını yaptığı araç üzerinden bu gelişmeler pek de diğer ekiplere aktarılamıyor, çünkü herkes bir Jira nasıl çalışır’ı anlayamayabilir, ve hatta anlamaya dahi vakti olmayabilir. Gerekliliklerin ortaya koyulduğu PRD dökümanını ya da proje raporu gibi dökümanları -tek sayfa bile olsa- çoğu kişinin okumaya vakti olmayabiliyor, ve zaten bu dökümanlar genel gidişat hakkında karşılaştırmalı bir görsellik de sunamıyor.
Ürün kültürü biraz da bu noktada devreye giriyor: ürünü geliştiren ekibin, ürün yönetimi ekibinin ve tüm organizasyonun gelişmelerden haberdar olması farklı farklı şirketlerde farklı farklı yöntemlerle yapılıyor. Uzaktan çalışan kalabalık ekipler ya da eşzamansız çalışan küçük ekipler için bu yöntemler başkayken, karar alma mekanizmalarını ölçeklendirebilmiş ekiplerde farklı, hızlı hızlı iterasyonlar yapan çevik ekiplerde farklı. Bu sayıda biraz farklı ekip kapsamları için hangi uygulamalar yapılıyor, bunları araştırıp ortaya koymaya çalıştık. Sizin ekibinizde ya da bulunduğunuz organizasyonda bu süreçler nasıl işliyor paylaşmak isterseniz, Slack’teki konuşmaya bekleriz.
“Ürün/özellik üzerine çalışan ekip içinde” ya da “Ürün yönetimi ekibi içinde” güncel kalmak
Ürün ya da özellik üzerine çalışan ekibin üyeleri, geliştirmeyi yapan minimum fonksiyonlar-arası ekip oluyor. Çoğu organizasyonda bu ekibin üyeleri genelde ürün yönetimi, mühendislik/yazılım geliştirme ve tasarım ekibinden bir ya da birkaç kişi, ancak bazı organizasyonlar bu ekibe pazarlama, destek, müşteri ilişkileri gibi başka fonksiyonlardan kişileri de dahil ederek iletişimi bir adım daha güçlendirme gayretinde oluyor.
Bu ekibi güncel tutmanın birkaç yolu var:
Bu ekibin üyeleriyle tek tek uygun zamanlarında buluşup güncellemeleri toplamak ve diğer üyelerle paylaşmak bir yöntem, ancak ürün yönetimi rolündeki kişinin verimliliği bu süreci yönetirken bir hayli düşüyor ve uzun vadede bilginin bu kişide yalıtılmış bir biçimde toplanmasına (siloed) neden oluyor, ve bu da karar alma süreçlerini bir hayli yavaşlatıyor. Bu yüzden genel olarak önerilen bir yol değil.
Periyodik ve eşzamanlı iletişim kuran ekipler günlük ya da haftalık bir araya gelerek bir önceki toplanmadan bu yana olup bitenleri konuşup, önlerindeki dönem yapılacakları planlıyor ve engeller ya da riskler mevcutsa onlar hakkında yapılacakları belirliyorlar.
Bu yöntem alınacak küçük ölçekli kararları bir seferde netleştirmek konusunda pratik, ancak karar almak için bu toplanmayı beklemek de zaman kaybetmeye sebep olabiliyor.
Tüm ekip üyelerinin aynı saat diliminde ulaşılabilir olmasını gerektirdiğinden kısıtlayıcı bir seçim olabilir.
Alınan kararlar üzerine görüş bildirmek, karar alma o an gerçekleştiği için bu yöntemde daha kolay.
Eşzamansız iletişim kuran ekiplerse bir gelişmeler dökümanı ya da yapılacaklar listesi oluşturup, herhangi bir gelişme olduğunda (bir işin tamamlanması ya da bir konuda engelle karşılaşmak gibi) bu dökümanları güncelliyorlar. İletişimin yazılı olması, kalıcı olmasını sağlıyor ve yanlış anlaşılmaları engelliyor. Başka bir eşzamansız iletişim yöntemi ise videolar kaydederek bu gelişmeleri aktarmak. Loom benzeri araçlar bu gibi durumlarda tercih ediliyor. Video ile aktarım yapmak ekran kaydına da imkan verdiğinden, o tip bir görselleştirme ihtiyacı da çözebiliyor.
Bu yöntem bilgiyi kayıt altına almak, takip etmek ve güncel tutmak adına faydalı, ancak bu bilginin ne zaman geleceğini bilememek ve olası belirsizliklerde ekibi bu belirsizlik hakkında bilgilendirme gerekliliği de göz önünde bulundurulması gereken bir detay.
Bu yöntemde küçük çaplı kararlar yine eşzamansız şekilde mesajlaşılarak alınabiliyor, ancak hızlıca fikir alışverişi yapmak ve temel karar vermek gereken durumlarda ekibin gerekli üyelerinin bir araya gelmesi önerilen.
Alınan kararlar üzerine fikir belirtmek bu yöntemde biraz daha zorlayıcı. Kimi ekip üyeleri bir fikri olsa dahi belirtmemeyi tercih edebilir, ya da upuzun bir yazıyla birçok ekip üyesini ilgilendiren başka bir karar alma sürecini ateşleyebilir. Bu durumlarda ekibi teşvik etmek ve yönlendirmek biraz da ürün yönetimi rolündeki kişinin sorumluluğu oluyor.
Organizasyon genelinde güncel kalmak
Tüm ekibi ürün ekseninde olan bitenden haberdar etmek, ürünü geliştiren ekipleri güncel tutmaktan biraz daha kapsamlı çünkü farklı geçmişleri, iletişim şekilleri, öncelikleri olan fonksiyonlar devreye giriyor. Tüm ekibi güncel tutmanın belirli başlı yöntemleri olarak şunları sıraladık:
Tüm ekibin bir araya geldiği “All Hands” toplantıları en yayın yöntemlerden. Bu toplantılar ihtiyaca göre haftalık, iki haftada bir ya da aylık olarak yapılabiliyor. Her fonksiyon kendi sorumlulukları özelinde gelişmeleri sunum ya da bir döküman formatında paylaşırken, geliştirilen yeni özelliklerle alakalı zaman planları, değişiklikler ya da benzeri gündem maddeleri de bu sırada tüm ekiple paylaşılabiliyor.
Bu toplantılar oldukça kalabalık olduğundan, bilgilendirme ihtiyacını karşılasa da karar verme ya da geri bildirim alma gibi konularda pek verimli değil. Kişiler soru sorarak tüm ekibin vaktini almaktan çekinebiliyor, ya da geri bildirim vermek bu toplantılar için fazla detaya kaçmak olarak değerlendiriliyor. Bu yüzden safi bu toplantılar ile bilgi akışı genel olarak tek taraflı kalıyor ve ek iletişime ihtiyaç devam ediyor diyebiliriz.
Bu toplantılar arası dönemde yaşanan gelişmelerden tüm ekibi haberdar etmek için de ekstra bir mekanizma düşünmek gerekiyor.
Dashboard-vari anlık durumu gösteren şablonlar bu toplantılar arası iletişim için kullanılan yöntemlerden biri. Her bir özellikten sorumlu ürün yöneticisi ya da ekip üyesi bu tablodaki bilgileri güncel tutarak, tüm ekibin olan biteni bir arada görüp gelişmeleri takip edebilmesini sağlıyor.
Bu tablonun güncel tutulması bir zorunluluk. Bu yüzden olabildiğince mevcut araçlara entegre çalışan ve otomatize bir mekanizma geliştirmek faydalı oluyor.
Ürün yol haritasını herkesin ulaşabileceği biçimde açık tutmak ve güncellemelerden tüm ekibi mesajlar, emailler ya da fonksiyonel ekiplerle yapılan periyodik toplantılarla haberdar etmek ise bir başka yöntem.
Mesajlar genel olarak ürünün geliştirilmesi sırasında yaşanan faz geçişleri (test aşamasına geçmek gibi) ya da zaman planı güncellemeleri için (canlıya alma tarihinin güncellenmesi gibi) tercih ediliyor. Mesajlar bu yöntemde yine tek taraflı bir bilgi akışı sağlarken, karar alma ya da geri bildirim mekanizmalarının beslendiğini söylemek güç.
Fonksiyonlar arası ekiplerle yapılan periyodik toplantılarsa karar alma ve geri bildirim mekanizmalarını destekliyor diyebiliriz. Bu toplantılarda ürünü geliştiren ekip üyeleri (genelde ürün yöneticileri, kimi zaman da yazılım ekip liderleri ve tasarım liderleri dahil oluyor), pazarlama, satış, müşteri deneyimi gibi farklı ekiplerle bir araya gelip yol haritasındaki ve üzerine çalışılan özelliklerdeki güncel durumu aktarıyor ve üzerine fikir yürütülebilen bir ortam sağlamış oluyor.
2. Globalden örnekler
Gitlab uzaktan çalışma konusuna gönül vermiş ve birçok süreci yazılı olarak tanımlamış bir organizasyon. Ürün geliştirme süreçlerinde takip ettikleri tüm adımları da şu el kitabında paylaşmışlar: ürün yönetimi ekibinin nasıl koordine olduğu, diğer ekiplerle nasıl iletişildiği, toplantı tipleri ve sıklıkları gibi birçok bilgi bu el kitabında mevcut. Oldukça kalabalık bir organizasyon olduklarından bu düzeni sağlamayı başarmış olmaları da takdire şayan.
Figma’nın toplantıların verimsizliği ve bilginin dağınıklığı problemlerini yaşamaları üzerine Coda’da oluşturduğu roadmap dökümanı da bu ihtiyaca güzel bir örnek.
Basecamp’in ekip içi iletişim rehberi günlük, haftalık, zaman zaman uygulanan iletişim modellerini ve 6 haftada bir yapılan, geriye ve ileriye dönük toplantıları detaylandırıyor.
Zapier’in uzaktan çalışırken her Cuma günü yaptığı güncelleme toplantıları, bu toplantıların içeriği ve bu toplantıları gerçekleştirmek için yapılabilecekler bu yazıda anlatılıyor.
Buffer da uzaktan çalışma düzenini kültürüne yansıtmış organizasyonlardan. Aylık All Hands toplantılarına dair bilgileri şu yazıda, eşzamansız iletişimi nasıl yönettiklerini ve ne zaman gerçek zamanlı iletişimi tercih ettiklerini ise bu yazıda anlatmışlar.
3. Yararlı kaynaklar
The Product Manager’s Guide to Status Updates - Link
Report templates for fewer status meetings - Link
Ask HN: As managers, how do you make sure your distributed team is aligned? - Link - Hacker News’te sorulan bir soru ve üzerine konuşulanlar.
Üretim Bandı Podcast 🎙
Muharrem Derinkök ile ürün organizasyonunu ölçeklemek - Buradan dinleyin
Gökhan Besen ile büyüme bakış açısı - Buradan dinleyin
Önceki Sayılar 📚
Bülten #21: Bülten #21: Ürün Gereksinimleri Dökümanı (Product Requirements Document, PRD)
Bülten #20: Jobs-to-be-Done (JTBD)
Bülten #19: Nicel Kullanıcı Araştırmaları
İş İlanları
Tüm aktif ilanları görmek, ilk elden ilanı paylaşan üyelerimize ulaşmak ya da yeni bir ilan paylaşmak için Slack grubumuza katılın!
Bu sayılık bu kadar!
Bizi seveceğini düşündüğünüz birileri varsa, aşağıdaki butonu kullanarak haberdar edebilirsiniz: